Salut,
Et bien il suffit de faire une proposition de date, assez à l'avance, disons une semaine pour que le message passe, inscrire l'événement sur le calendrier de la ls community, pour pouvoir gérer les inscriptions et désinscriptions. Il faut prévoir aussi le décallage horaire pour avoir plus facilement du monde.
Le calendrier sur la community a l'avantage de faire ces conversions tout seul après avoir régler son fuseau horaire sur la page d'accueil. Pour régler son fuseau horaire, il faut être déconnecté de la community et le bouton de réglage se trouve en bas, en dessous du bouton "connexion automatique" avec une forme de vieille montre ouverte.
Sinon il est possible de le faire a l'improviste si il y a 6 participants disponible, je dirais que le temps des préparations et explications il faut compter au moins une heure à vue de nez, qui peut déborder un peu plus selon les imprévus.